O eSocial é um projeto conjunto do governo federal que integra Ministério do Trabalho, Caixa Econômica, Secretaria de Previdência, INSS e Receita Federal. Ele representará a substituição de 15 prestações de informações ao governo – como GFIP, RAIS, CAGED e DIRF – por apenas uma. O programa amplia a capacidade de fiscalização do Estado, já que o governo contará com uma informação única, consistente e de validade.
O calendário de implantação e adequação segue um cronograma de 5 fases, da seguinte forma:
1) a partir de 16/07/2018 serão prestadas apenas informações referentes às empresas (cadastro do empregador e tabelas);
2) a partir de 01/09/2018 serão prestadas informações relativas ao empregado e seu vínculo com a empresa;
3) a partir de 01/11/2018 serão enviadas folhas de pagamento;
4) em janeiro de 2019 ocorrerá a substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social);
5) em janeiro de 2019 serão enviados dados referentes à SST (Segurança e Saúde do Trabalhador);
O eSocial irá impactar diretamente no RH e Departamento Pessoal das empresas, e por isso os empregadores e empregados terão que se adequar a mudança de cultura organizacional, e prestação de informações para seu responsável pelo DP e folha de pagamento, que serão:
1) Admissão de empregado:
- As admissões dos funcionários devem ser cadastradas no sistema até o final do dia anterior a contratação do empregado, ou seja, a documentação completa de admissão do colaborador deve ser entrega para o DP dias antes de ele começar a trabalhar.
a) Os documentos solicitados para admissão são: RG, CPF, CTPS, PIS/NIS, Titulo de Eleitor, Reservista, Comprovante de residencia, contato de telefone, certidão de casamento e certidões de nascimentos de filhos menores de 21 anos(+CPF dos dependentes).
2) Demissão de empregado:
- Os desligamentos dos funcionários devem ser informados ao governo até um dia depois da rescisão de contrato, ou seja, a informação da demissão do colaborador deve ser informada para o DP até, no máximo, um dia depois do ultimo dia de trabalho.
3) Folha de Pagamento:
- Não será possível fechar as folhas se houver alguma pendencia de informação ou dados cadastrais dos empregados. Os eventos que ocorrerem dentro do mês civil devem ser lançados na folha do próprio mês e não no próximo. Isso inclui horas-extras, adicionais-noturnos, comissões, etc; Exemplo, comissões e horas-extras devem ser apuradas no ultimo dia do mês(30 ou 31) e depois disso gerar a folha do mês com todas essas informações do mês corrente inclusas, não ficando nada pendente para a próxima folha de pagamento.
4) Jornada de Trabalho:
- A jornada de trabalho será de envio obrigatório para o eSocial, pois por meio dela que será possível identificar as horas extraordinárias e o cumprimento de outras obrigações previstas pela CLT, como horas-extras, adicional noturno e intervalos. Assim, todos os horários de trabalho dos colaboradores devem ser informado para o DP, detalhadamente, para ser registrado no sistema. Isso firma a importância das empresas com mais de 10 funcionários terem ponto eletrônico, que é obrigado por Lei. Qualquer alteração na jornada de trabalho(quadro de horário) deve ser cadastrada no sistema, no momento em que ocorrer.
- É importante frisar que as alterações de horário devem ser sempre informadas, ainda que o trabalhador não esteja sujeito à marcação de ponto(trabalhador externo).
-Todos os estabelecimentos com mais de 10 empregados devem ter ponto eletrônico e alguma pessoa que saiba manuseá-lo para repassar as informações para o DP no final do mês, se houver horas-extras, faltas ou adicional noturno.
5) Alterações Salarias e de Cargo:
- As alterações salariais devem ser informadas ao Governo nos dias subsequentes à sua ocorrência, informando-se a data da efetiva modificação. Essa informação deve ser cadastrada no sistema antes do envio do próximo evento envolvendo a remuneração do trabalhador já com o novo salário-base. Se desrespeitado esse procedimento o sistema acusará erro no cadastramento das informações da folha de pagamento.
6) Férias:
- As férias devem ser programadas e informadas ao sistema até o dia do aviso das férias, que é um mês antes do inicio do gozo de férias. E após isso, confirmar no sistema seu pagamento até 2 dias antes do inicio do gozo. Essas informações devem ser repassadas para o DP em seus prazo corretos.
- As férias deverão iniciar, pelo menos, 2 dias antes de feriados ou finais de semanas(Descanso Semanal Remunerado).
7) Exames Ocupacionais:
- Os exames admissionais dos colaboradores, junto com as informações da data da realização e clínica devem ser informadas junto a admissão dos empregados, inclusive exames toxicológico para o motoristas e exames de saúde mais detalhados para quem manuseia alimentos ou produtos químicos. O mesmo serve para os exames demissionais e os periódicos(que devem acontecer anualmente para funções com riscos à saúde e a cada 2 anos para funções sem riscos).
É de supra importância que cada empresa determine um responsável para administrar as informações e prazos para envios das informações para o Departamento Pessoal e Contabilidade.
Há discussões para a prorrogação do prazo de implementação para empresas que faturem menos de 4,8 milhões por ano, mas ainda está em discussão.
