Vocês sabem para onde vai o dinheiro descontado dos seus salários todo mês? Ou, se você é empresário, conhece os riscos criminais de atrasar um tributo? No cenário jurídico brasileiro, a gestão da folha de pagamento vai muito além dos números: ela envolve compliance tributário e responsabilidade penal. Nesta postagem, desvendamos tudo o que você precisa saber sobre FGTS, INSS e a perigosa Apropriação Indébita.
1. Custos da Empresa vs. Descontos do Trabalhador: Entenda a Diferença
Muitos gestores confundem o custo operacional com o valor retido. Essa distinção é fundamental para evitar falhas no fluxo de caixa e problemas com a fiscalização.
- Encargos Patronais (Custo da Empresa): São valores como o FGTS (8%), o INSS Patronal (20%), os Terceiros (Sistema S, Incra, Salário-Educação) (geralmente 5,8%) e o RAT (1% a 3%), conforme o setor, mais o FAP (Fator Acidentário de Prevenção) um multiplicador variável (0,5 a 2,0) que pode aumentar ou reduzir o RAT. Estes são pagos integralmente pela empresa e não podem ser descontados do funcionário. OBS.: As contribuições Patronal, RAT e Terceiros(outras entidades) são obrigações das empresas do Lucro Presumido e Real. Maioria das empresas do Simples Nacional não possuem essa obrigação.
- Retenções na Fonte (Repasse): O INSS do empregado e o IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) são subtraídos do salário bruto do trabalhador empregado. A empresa aqui é apenas uma intermediária que desconta e repassa esse valor para as devidas instituições; o dinheiro pertence ao governo e é uma contribuição do funcionário, administrada pela empresa.
2. A Responsabilidade de Fiel Depositário e o eSocial
Ao realizar o desconto do INSS e IRRF em folha, a empresa assume a posição jurídica de fiel depositária. O fluxo de conformidade moderno exige precisão no envio dos eventos (declaração de informações e valores) ao eSocial e a emissão correta da DCTFWeb que irá gerar o DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais). Qualquer erro no processamento do DARF ou da Guia de FGTS Digital pode gerar impedimentos imediatos para a emissão de CND (Certidões Negativas de Débitos)e da CRF (Certidão de Regularidade do FGTS), além de possível fiscalização pelo Ministério do Trabalho e Receita Federal.
3. O Perigo Real: Inadimplência e Apropriação Indébita Previdenciária
Este é o ponto onde o atraso vira caso de polícia, literalmente. De acordo com o Art. 168-A do Código Penal, deixar de repassar à previdência as contribuições recolhidas dos contribuintes (trabalhadores) configura crime de apropriação indébita previdenciária. Punindo com reclusão de 2 a 5 anos, e multa, o empregador ou responsável que repassou à Previdência Social (INSS) esses valores descontados no prazo legal.
Alerta Jurídico: O crime ocorre no momento em que a empresa desconta o valor do funcionário e não o repassa ao Fisco no prazo legal. A pena pode chegar a até 5 anos de reclusão + multa.
Além do crime citado acima e os impedimentos na CND e CRF, as dívidas em atraso e que não sejam recolhidas após cobranças dos devidos órgãos, a empresa e seu sócio administrador podem ter seus "nomes" inscritos na Dívida Ativa da União (DAU) ao serem cobradas pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN). Se o responsável não negociar e quitar as dívidas, a DAU poderá gerar protesto em cartório, inclusão no Cadin/Serasa e risco de execução fiscal com penhora de bens da empresa e sócios.
Impactos para o Trabalhador:
- Aposentadoria e Auxílio-Doença: Se o INSS não constar no CNIS, ou houver problemas nas declarações ao eSocial, há o risco do trabalhador poder ter benefícios negados pelo INSS.
- Malha Fina no IR: Divergências entre o informe de rendimentos, DIRF (eSocial, EFD-REINF, etc) e o repasse real dos valores do IRRF podem levar o CPF direto para a fiscalização da Receita Federal do Brasil.
- Saque do FGTS: O descumprimento impede o saque em demissões ou o uso para financiamento da casa própria. Além de prejudicar os optantes ao Saque Aniversário do FGTS, que terão valores menores ou nada dposinível para saque.
4. Guia de Fiscalização: Como o Trabalhador pode se Proteger?
O monitoramento preventivo é a melhor arma. O trabalhador pode e deve utilizar ferramentas oficiais do governo para conferir se os depósitos estão em dia:
- App Meu INSS: Verifique o extrato de contribuições, ou CNIS, regularmente pelo aplicativo ou site "Meu INSS".
- App FGTS: Ative as notificações de depósito mensal e sempre fique de olho nas atualizações do App. (Pode haver atrasos de alguns dias uteis(3 a 5) para o extrato do trabalhador ser atualizado após o pagamento do FGTS, que é todo dia 20 do mês posterior)
- Carteira de Trabalho Digital: Monitore as alterações salariais e registros no seu aplicativo da CTPS Digital. Lá há outras opções para o trabalhador, como dar entrada no Seguro Desemprego, Cursos e Empréstimos Consignados.
5. Gestão Estratégica para Empresas: Evite o Risco Fiscal
Para o compliance tributário ser efetivo, a empresa não deve usar impostos retidos como seu "capital de giro". Recomenda-se a segregação de contas e o uso de Transação Tributária para regularização de débitos antigos antes que a fiscalização resulte em multas de ofício de 75% ou mais. Lembrem-se sempre que no Brasil o empresário tem Responsabilidade Social com o Trabalhador.
Não atoa, a maioria das obrigações ligadas ao trabalhador não podem ser prorrogadas e sim antecipadas, quando caem em dias não úteis. Então, não vacilem em atrasar essas obrigações. As punições e consequencias são maiores que um atraso de imposto ligado a faturamento, por exemplo.
Conclusão
Caro leitor, seja você um profissional de RH, proprietário de empresa ou trabalhador, a transparência na folha de pagamento é o que garante a segurança jurídica de todas as partes. Não permita que a falta de informação coloque seu patrimônio ou sua liberdade em risco. Estar em dia com o fisco não é apenas uma obrigação, é um diferencial de mercado e trás vários beneficios para a organização.
Ficou com alguma dúvida sobre como regularizar sua situação ou como fiscalizar seus depósitos? Comenta aqui embaixo!
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